Berkomunikasi dengan Konsumen melalui Sambungan Telepon

Meningkatkan hubungan dengan konsumen tidak hanya terjadi selama interaksi tatap muka secara langsung. Anda perlu menjaga platform komunikasi terbuka untuk menjawab pertanyaan dan keluhan konsumen dengan cepat. Salah satu metode komunikasi dengan konsumen yang seriing dilakukan adalah melalui sambungan telepon. Konsumen Anda juga perlu diperlakukan dengan pelayanan terbaik melalui sambungan telepon karena hal ini juga akan mempererat ikatan perusahaan Anda dan konsumen. Pada akhirnya, hal ini dapat memberikan keuntungan pada bisnis Anda.

Berkomunikasi dengan konsumen lewat sambungan telepon dapat meliputi tips-tips berikut ini:

  • Memperkenalkan diri Anda dan perusahaan Anda

  • Menyatakan tujuan Anda menelepon

  • Mengingat nama konsumen selama berkomunikasi di telepon

  • Menyebut nama konsumen selama berkomunikasi lewat telepon

  • Menangani keluhan konsumen atau permintaan mereka dengan sungguh-sungguh

  • Menuliskan pesan konsumen

  • Mengingat detail panggilan

  • Anda juga bisa melakukan sedikit obrolan ringan dengan konsumen sepanjang hal itu berterima

  • Ketika Anda merasa kurang yakin dengan informasi yang disampaikan konsumen Anda katakan, mintalah konsumen Anda untuk mengulangi informasi tersebut

  • Usahakan untuk menjadi ramah, dapat diandalkan, tulus dan sopan

  • Berfokus pada membangun citra dan membuat konsumen merasa spesial

  • Miliki kemampuan mendengarkan yang baik

  • Menangani permintaan konsumen dengan sungguh-sungguh

  • Bangunlah kepercayaan konsumen kepada Anda dengan memberitaukan cara menghubungi Anda secara langsung

  • Selalu tanyakan konsumen jika ada hal lain lagi yang ingin disampaikan sebelum mengakhiri panggilan telepon

  • Akhiri panggilan telepon dengan “Terima Kasih”

Ketika Anda mencoba mengatur janji temu dengan konsumen, akan lebih mudah bagi Anda jika Anda mengetahui kata-kata penting untuk menyarakan waktu pertemuan, menyetujui waktu pertemuan dan mengkonfirmasi pertemuan. Berikut ini adalah beberapa contoh dari frasa yang dapat Anda gunakan ketika sedang mendiskusikan janji temu dengan konsumen melalui sambungan telepon:

  • Selamat pagi/ selamat siang/ selamat sore, Pak/ Ibu (nama).

  • Saya menelepon untuk mendiskusikan janji temu kita.

  • Bisakah kita mengatur pertemuan pada (waktu)?

  • Mohon maaf, saya kurang jelas mendengar apa yang Anda katakan, bisakah Anda ulangi lagi?

  • Bisakah Anda ulangi lagi?

  • Apakah Senin pagi kita bisa bertemu?